EBA DMS

Sistemi i dokumenteve – EBA

Bizneset përballen me letër dhe dokumente çdo ditë. Më shpesh, dokumentet prej letre ruhen në dollapë, ndërsa dokumentet elektronike ruhen në e-mail. Zakonisht ky është një menaxhim joefikas. Për më tepër, qarkullimi i dokumenteve në kompani është shumë i ngadaltë dhe jo i centralizuar.

Sistemi i Menaxhimit të Dokumeneve është një proces me të cilin përcaktohen saktësisht proceset e biznesit në menaxhimin e dokumenteve, dhe pastaj proceset e përcaktuara, së bashku me rolet, implementohen në sistemet e informacionit të menaxhimit të dokumenteve - DMS

Përdorimi i një sistemi të dokumenteve sjell shumë përparësi. Faktori më i rëndësishëm në situatën aktuale ekonomike është ulja afatgjatë e kostove të menaxhimit të dokumentit dhe rritja e efikasitetit:

  • kursimet e drejtpërdrejta të kostos për materialet e konsumit;
  • kursimet e drejtpërdrejta të kostos për kopjimin dhe shpërndarjen e dokumenteve;
  • Kërkim, hyrje, shpërndarje dhe vërtetim më i shpejtë i dokumenteve në formë elektronike. Të gjitha këto ulin drejtpërdrejt kohën e harxhuar dhe indirekt koston e menaxhimit të dokumenteve.




Përveç efektivitetit të kostos, perdorimi i një sistem dokumenti ka përparësitë e mëposhtme:

Kërkim i shpejtë dhe qasje e lehtë në dokumente.
Kurseni kohë duke kërkuar dokumente.
Kontrollim i rrjedhës së procesit të dokumenteve, transmetimi i lehtë dhe i shpejtë i dokumenteve tek punonjësit e tjerë.
Sistemi i centralizuar mundëson gjurmimin e rrjedhës së dokumenteve, kontrollin mbi qasjen në dokumente dhe mundësinë e qasjes në dokumente nga vende të ndryshme.
mundësia e qasjes në dokumente përmes pajisjeve të ndryshme (kompjuter, tabletë inteligjentë , telefona inteligjentë , terminale të ndryshëm me mundësinë e qasjes në dokumente brenda DMS përmes web faqeve në internet)
një arkiv elektronik është i arritshëm në çdo kohë dhe po aq autentik sa një arkiv fizik
drejtimi i dokumenteve në proceset e punës - për shembull, certifikimi dhe likuidimi elektronik i dokumenteve
kapja dhe identifikimi dixhital i automatizuar i të gjitha llojeve të dokumenteve të marra si faturat, fletëdërgesat, porositë, kontratat, çertifikatat,...
Kapja e të dhënave automatike nga aplikacione të tjera të biznesit (lidhje me të dhënat e blerjes).
Menaxhim i kontratave të blerjes dhe shitjeve, anekseve.
Centralizim i menaxhimit të dokumenteve në të gjitha nivelet: ka rregulla të qarta për menaxhimin e dokumenteve.
Pajtueshmëria me udhëzimet e GPRD.

Menaxhimi i Projektit

Për funksionimin e mirë të ndërmarrjes, është e rëndësishme që proceset në kompani të jenë të organizuara dhe të mbështetura nga zgjidhje të tilla që puna të jetë më e lehtë për përdoruesin.

Kompanitë nuk i kanë kushtuar shumë vëmendje futjes së një sistemi dokumentesh në të kaluarën, por kemi një të ardhme përpara, ku një kompani pa një sistem dokumentesh do ta ketë të vështirë të bëjë biznes me sukses si me individë ashtu edhe me biznese. Ne jemi në një periudhë kur ndërmarrjet, ose për shkak të interesave të tyre ose për shkak se janë të detyruar në një farë mënyre, vendosin të fusin një sistem dokumentesh në proceset e tyre të punës.

Kur prezantoni një sistem të dokumenteve, është jashtëzakonisht e rëndësishme që partneri i implementimit që kompania punëson për prezantimin të marrë kohë mjaft cilësore për të rishikuar dhe inventarizuar me kujdes rrjedhën e procesit të llojeve të ndryshme të dokumenteve në kompani. Të gjitha proceset e ndërmarrjes kanë të bëjnë me dokumente në një moment dhe është e rëndësishme që këto procese së pari të perceptohen siç duhet, pastaj të mbështeten siç duhet brenda sistemit të dokumenteve dhe të lidhen me sistemet e tjera të informacionit të biznesit të kompanisë përmes plug-ins të integrimit.


Gjatë viteve, ekipi i Softeh ka fituar shumë përvojë nga prezantimi i një sistemi dokumentesh në kompani në industri të ndryshme. Ne prezantuam sistemin e dokumenteve EBA DMS në proceset e kompanive prodhuese, kompanive tregtare, ndërmarrjeve publike, sektorit bankar,…

Ne trajtojmë çdo sfidë me shumë përkushtim, shqyrtojmë me kujdes proceset dhe, së bashku me klientin, mbështesim me sukses proceset me një sistem dokumentesh.

Automatizimi i proceseve kryesore


Zgjidhja EBA DMS përfshin 3 fusha kryesore të biznesit:
  • Menaxhimi i Dokumentit (Document Management)
  • Menaxhimi i procesit (Process Managment)
  • Menaxhimi i Formave (Forms Management)

Menaxhimi i Dokumentit - Regjistrimi dhe njohja dixhitale e pavarur dhe e automatizuar e të gjitha llojeve të dokumenteve të marra, pavarësisht nga lloji dhe lloji i mjetit transportues.

Menaxhimi i Rrjedhës së Punës – EBA ka një logjikë të avancuar për kursimin dhe përcjelljen e dokumenteve të biznesit sipas parametrave të ndryshëm të variablave, gjë që lejon një shkallë të lartë fleksibiliteti në drejtimin e duhur të dokumenteve tek njerëzit e duhur. Nënshkrimi i dokumenteve është kështu i mundur me ndihmën e një aplikacioni, uebit ose një pajisje telefonike. Ofrohet një zinxhir automatik i certifikimit në shumë nivele, i cili lidhet me llojin, si dhe me klasifikimin e dokumentit, shumën e kostos dhe transportuesit e kostos.

Menaxhimi i formës, megjithatë, përfshin dy fusha të ndryshme por të rëndësishme.

Forma hyrëse - shndërroni çdo formë letre në një formë në internet dhe publikojeni atë . Kapja e formave të tilla është e automatizuar dhe e thjeshtë, pa pasur nevojë për rishtypje.

Format e rezultateve - Ne menaxhojmë dokumentet që gjenerohen manualisht, siç janë faturat e lëshuara, kontratat, porositë, porositë e shërbimit, gjë që mundëson një ulje drastike të konsumit të letrës.

Format e hyrjes—Capturing Data (Webforms)


Turn any paper-based form into an online form
Validate data as it’s entered (no re-keying)
Capture signatures on forms
Merge data with fillable PDFs for pixel-perfect output
Store in Webdocs (if form needs to be preserved)

Format e daljes —Generating Business Output (iForms)


Eliminate pre-printed forms
Generate form document output as PDF, TIFF, Excel, and CSV
Use spool files, text files, XML, and database for source data
Create individual documents or document packets
Print, email, and file automatically to network folder, SharePoint, or Webdocs

Proceset e mbështetura të biznesit

Aplikacioni EBA mbështet një shumëllojshmëri të proceseve të biznesit që janë plotësisht miqësore me përdoruesit. Në këtë mënyrë, kompanitë mund të rrisin menjëherë produktivitetin dhe të rrisin përparësinë e tyre konkurruese, pasi nuk u duhet të përshtatin proceset e tyre me zgjidhjet ekzistuese. Së bashku me përdoruesit e EBA, ne kemi mbuluar me sukses proceset e mëposhtme të biznesit:
EBA DMS përputhet me kërkesat për çertifikimin e sistemeve të menaxhimit të cilësisë QMS. Siguron menaxhim efikas të dokumentacionit në përputhje me ligjet dhe rregulloret. Zgjidhja është shumë e dobishme për t'i bërë inspektimet periodike më të lehta dhe më efikase. Mundëson menaxhimin e të gjithë informacionit në lidhje me prodhimin e produkteve dhe ofrimin e shërbimeve që kërkojnë një nivel të lartë të sigurimit të cilësisë. Ai zvogëlon rreziqet e humbjes financiare, afatet e vonuara, problemet e sigurisë ose dëmtimi i reputacionit.
Ai sjell funksionalitetet e mëposhtme:

  • Thjeshtoni të gjitha procedurat për operacionet që lidhen me dokumentacionin ISO;
  • Shpërndarje e lehtë, e shpejtë dhe transparente e dokumenteve ISO për përdoruesit;
  • gjurmueshmëria e lehtë dhe transparente e dokumentit (rishikimet, versionet);
  • iintegrimi me MS office;
  • gjurmët e auditimit të dokumentit (kush, kur dhe në çfarë mënyre ka hyrë ose përdorur dokumentin);
  • Caktoni lehtësisht të drejtat e përdoruesve të dokumentacionit ISO në dokumente individuale;
  • kurseni kohë duke punuar me dokumentet e cilësisë ISO (vlerësimi i përdoruesit);
  • Hyni në çdo informacion në lidhje me përdorimin e dokumentacionit ISO në vetëm disa sekonda;
  • njoftoni përdoruesit për dokumentet e reja të vlefshme;
  • Kontroll i plotë mbi të gjithë ciklin jetësor të dokumentacionit ISO.
Një projekt përfshin lloje të ndryshme të dokumenteve gjatë gjithë jetës së tij dhe dokumentacioni i organizuar i projektit kërkohet për menaxhim dhe zbatim të suksesshëm të projektit. Nëse e azhurnoni duke përdorur një barkod, procesi i dixhitalizimit, indeksimit dhe lidhjes së dokumenteve me regjistrimet e duhura në këtë zgjidhje është tërësisht i automatizuar .
Një avantazh kyç shtesë është qasja në internet në dokumentacionin e projektit, pasi u mundëson të gjithë pjesëmarrësve të projektit të shikojnë dokumentacionin edhe nga vendet e largëta. Shtimi, ruajtja dhe miratimi i dokumentacionit nuk kërkon që punonjësit tuaj të jenë fizikisht të pranishëm, por ata gjithashtu mund ta bëjnë këtë nga shtëpia, në një udhëtim pune ose në vendin e projektit.
Kështu EBA DMS mbështet të gjitha proceset , ë kryera brenda zyrës së projektit, të tilla si:

  • Menaxhimi i procesit të implementimit të projektit
  • Menaxhimi i dokumentacionit të projektit
  • Kontrolli i cilësisë së produktit të projektit
  • Menaxhimi i produktit të projektit
  • Menaxhimi i rrezikut të projektit /li>
  • Monitorimi i projektit
  • ndiqni format e përshkruara
Procesi për zgjidhjen me sukses dhe në kohë të ankesave përfshin dokumente të ndryshme dhe punonjës të cilët kanë nevojë për qasje në të gjitha burimet e informacionit në dispozicion të kompanisë.
Me EBA DMS, ankesat do të zgjidhen në mënyrë elektronike dhe zgjidhje transparente, e koordinuar dhe sistematike do të mundësohet. E fundit, por jo më pak e rëndësishmja, mjeti ju lejon të përfshini informacionin e dhënë në. përmirësime për produktet tuaja dhe të krijoni të reja.
Nëse vendosni të përdorni zgjidhjen EBA DMS, ju garantojmë:

  • zvogëlimin e rreziqeve të zgjidhjes së ankesave duke menaxhuar dhe ndjekur procedurat e zgjidhjes dhe komunikimin me klientët,
  • zgjidhja e ankesës brenda afateve të përcaktuara dhe në përputhje me ligjin,
  • do të rrisë reputacionin e markës duke përmirësuar marrëdhëniet me klientin,
  • Përmirësimi i transparencës në zgjidhjen e ankesave duke krijuar raporte të auditimit mbi përparimin e procesit të zgjidhjes së ankesave,
  • Rritja e sigurisë së aksesit në informacionin e ankesave.
EBA DMS ofron komplet kontroll dhe menaxhim të dokumentacionit HACCP davarësisht nga lloji dhe formati i dokumentit. Fletët e punës dhe rregullat automatikesigurojnë që dokumentet të drejtohen siç duhet për rishikime dhe miratime. Kështu EBA DMS ofron ruajtjen e të gjithë historisë së ndryshimeve të dokumenteve. Përfitimet e EBA DMS janë:

  • mbështetja e të gjitha formave dhe llojeve të dokumenteve (Fletë të dhënash sigurie, Certifikata, çertifikata konformiteti, monitorim i lëndëve të para, rregullore, standarde, ...)
  • Mbështetje për formularët elektronikë,
  • përdorni shabllonet e dokumenteve,
  • menaxhoni të gjithë historikun e dokumentit,
  • shtypi gjurmën e auditimit,
  • sistemin e njoftimit të ndryshimit të dokumentit,
  • Ekzekutimi automatik i veprimeve të të dhënave kufitare,
  • qasja në distancë e dokumenteve,
  • Mbroni dokumentet nga persona të paautorizuar.
Dosja e personelit ose personelit të një punonjësi është një koleksion i të gjithë dokumenteve dhe informacioneve të nevojshme që kompania / oficeri i personelit ka nevojë urgjente në punën e tij / saj në lidhje me rregullimin e marrëdhënieve të punës. Ai duhet të mbledhë dhe ruajë përgjithmonë këtë informacion dhe t'ua sigurojë institucioneve të ndryshme në format e përshkruara. Sa më shumë informacion që ka, aq më efektiv mund të jetë ai në punën e tij. Sigurisht, është thelbësore që të respektohen rregullat e mbrojtjes së të dhënave personale dhe kërkesat e GPRD.
Në dosjen e personelit, ne krijojmë një përmbledhje të të dhënave të detyrueshme në përputhje me Ligjin e Regjistrave të Punës dhe Sigurimeve Shëndetësore në një mënyrë transparente:

  • të dhënat e punonjësve (të dhëna për punonjësin, të dhëna për lejen e punës, të dhëna për kontratën e punës, të dhëna për përfundimin e kontratës së punës)
  • regjistrimet e kostove të punës (të dhëna mujore për pagat dhe kompensimet e pagave, të dhëna për kostot e tjera të punës, të dhëna për kontributet e sigurimeve shëndetësore ligjore për punëtorët individual);
  • të dhënat për përdorimin e kohës së punës (të dhëna ditore për numrin e orëve, orët shtesë)
  • regjistrat e formave të zgjidhjes së mosmarrëveshjeve kolektive të punës me punëdhënësin.

Për një punonjës individual, ne menaxhojmë në mënyrë transparente një koleksion të dokumenteve të tilla si:

  • dokumentet e procedurës së punësimit dhe marrëdhënies së punës,
  • prova e edukimit dhe trajnimit,
  • kontrata e punës dhe anekset,
  • certifikatat mjekësore,
  • pyetësori i stafit,
  • certifikatat e trajnimit,
  • zhvillimi i punonjësve,
  • njoftimet e pushimeve vjetore,
  • deklaratat e nënshkruara nga punonjësit, etj.

Të gjitha informacionet në regjistrat e personelit, natyrisht kërkojnë hyrjen e qëllimit kur shqyrtohen dokumentet konfidenciale ose sekrete. Kështu, të gjithë dokumentet mbrohen me nivelin më të lartë të mundshëm të kriptimit. Qasja në dokumente është e mundur vetëm me certifikatën përkatëse të kualifikuar dixhitale dhe nivelin e duhur të autorizimeve.
EBA DMS gjithashtu zotëron lehtësisht procesin e menaxhimit të prokurimit. Me ndihmën e një forme elektronike ose e-mail, fillon procesi i krijimit të një kërkese, e cila kërkon konfirmim nga një epror. Pas konfirmimit, procedura fillon automatikisht tek departamenti i blerjes, i cili bën një porosi prej tij dhe ia përcjell atë furnizuesit direkt përmes një lidhjeje të sigurt duke përdorur aplikacionin EBA DMS. Kur porosisni, gjithmonë kemi kontroll mbi faturat e marra, pasi sistemi EBA DMS i lidh automatikisht me porosinë e dërguar. Procesi i likuidimit të faturave të tilla të pranuara është i thjeshtë dhe transparent, gjë që siguron thjeshtimin e procedurës së likuidimit të një fature të tillë të marrë.
Një kompani mund ta gjejë veten në një larmi rolesh. Ai përgatit një tender përmes të cilit mbledh oferta ose thjesht aplikon për tender kur paraqet një ofertë. Për këtë qëllim, ai duhet të fillojë procedura të ndryshme, të përgjigjet ose të bëjë pyetje, të marrë ose të paraqesë dokumente, gjë që kërkon një qasje transparente dhe sistematike, pasi është e lidhur edhe me afatet kohore të përcaktuara (afatet). Për t'i bërë këto procedura më transparente, më të thjeshta, EBA DMS është veçanërisht i dobishëm. Mund të përdoret gjithashtu për të vendosur përkujtesa që na kujtojnë detyrat individuale ose afrimin e afateve.

Arkivi elektronik

Arkivimi elektronik është pjesa më e rëndësishme e sistemit EBA DMS. Qëllimi themelor i arkivit elektronik është ruajtja e rregulluar e dokumenteve që kanë qenë ekskluzivisht në formë elektronike që nga pranimi i tyre ose janë dixhitalizuar në procesin e pranimit. EBA DMS ofron kontroll dhe menaxhim të të gjitha fazave të ciklit të jetës së dokumentit. Kështu, me funksione të avancuara, siguron një nivel të lartë sigurie dhe besueshmërie të funksionimit të sistemit. EBA DMS siguron sigurinë dhe mbrojtjen e dokumenteve dhe ruajtjen në hapësirën elektronike përmes një sistemi vërtetimi dhe autorizimi të përdoruesve me ndihmën e çertifikatave dixhitale të kualifikuara, i cili kryhet në nivele të ndryshme - nga i gjithë arkivi te një dokument individual.

Përfitimet e Arkivimit Elektronik

Gjurmueshmëria

Një tjetër tipar shumë i rëndësishëm i një arkivi elektronik është regjistrimi i të gjitha veprimeve që ndodhin mbi dokumentin. Koha totale e mbajtjes është e mundur për të përcaktuar se cili përdorues ka shqyrtuar dokumente individuale, ose e ka printuar, dërguar atë përmes postës elektronike dhe të ngjashme. Pasi dokumentet të jenë në sistemin e-arkivit, ato nuk mund të ndryshohen pa regjistruar gjurmët e auditimit.

Kursime në hapësirë ​​dhe para

Dokumentet e arkivuara në mënyrë elektronike nuk kërkojnë pothuajse asnjë hapësirë ​​fizike. Disa 100,000 dokumente mund të ruhen në një disk me madhësi DVD që kushton vetëm 5 €. Në këtë mënyrë nuk kemi nevojë për hapësirë ​​për arkivin dhe për të kursyer para në kostot e printimit. Dokumentet që janë shtypur në të kaluarën dhe grumbulluar në foldera për nevojat e arkivit tuaj, në këtë mënyrë virtualisht shtypen në arkivin elektronik pa asnjë kosto.

Integrimet

Sistemi i dokumentit EBA DMS sjell një shkallë të lartë fleksibiliteti dhe mundësinë e lidhjes me paketat dhe zgjidhjet e programeve të tjerë. Kështu mbështet si p.sh.

Integrimet në internet

Integrimet me ERP

Gjithashtu, EBA DMS tashmë është i lidhur me disa sisteme ERP (sistemet e informacionit të biznesit). Këto sisteme informacioni janë:


3TAV IS21

Epicor

GOinfo GoSoft

Irata Irata SQL

ProBit Pro.4 ERP

Microsoft Dynamics NAV

Microsoft Dynamics AX

SAP S/4HANA

Jupiter Software

Vasco (KPFW, FAW)

MAOP MCR

ITI Computers Diventa

ZRC Zrcalo

Login LogINFO

Rokada Risp

MIT Orkester

Perftech Largo

Infohit Minerva

Infor

SDK Tool

EBA DMS mundëson lidhjen me sistemet e informacionit të biznesit. Disa mjete janë në dispozicion për integrim, me të cilat është e mundur të përgatitet një lidhje midis çdo sistemi informacioni dhe EBA DMS.

Metoda e lidhjes që përdoret më shpesh është përmes një biblioteke softuerësh të quajtur EBAXCOM. Kjo lejon që sistemi i informacionit të biznesit dhe sistemi i dokumentit të bashkohen në një mjedis pune. Kjo arrin që për përdoruesit e fundit futja e sistemit të dokumentit EBA DMS përfaqëson një ndryshim dukshëm më të vogël se sa do të kishte qenë me futjen e ndonjë sistemi tjetër të dokumentit.

EBAXCOM është një bibliotekë softuerike e orientuar drejt objektit, e shkruar në teknologjinë COM. Kjo lejon praktikisht çdo gjuhë programimi, dhe kështu praktikisht çdo sistem të informacionit të biznesit që funksionon në sistemin operativ Windows, të jetë në gjendje të përdorë dhe thirrë objektet dhe funksionet e kësaj biblioteke.
Një mënyrë tjetër për të lidhur EBA DMS dhe sistemet e informacionit është duke përdorur mjetet e zhvillimit të EBA. Sistemi i dokumentit EBA DMS ka mjedisin e tij të zhvillimit për zhvillimin e funksionaliteteve shtesë duke përdorur mjetin EBA Developer. Duke përdorur këtë teknologji, u zhvillua integrimi i plotë i sistemit EBA DMS me sistemin e informacionit SAP.

Ky mjedis zhvillimi lejon zhvillimin e mëtejshëm të funksionaliteteve specifike të sistemit, me të cilat EBA DMS rrit fleksibilitetin, pasi zhvilluesit mund të zhvillojnë module dhe programe shtesë pa ndërhyrë në thelbin e sistemit. Qëllimi i këtij mjeti është që përdoruesit më të mëdhenj të sistemit EBA DMS, të cilët kanë zhvillimin e tyre, mund të zhvillojnë vetë module shtesë dhe të mbulojnë nevojat e tyre specifike.

Mjedisi i zhvillimit të EBA Developer mundëson zhvillimin e moduleve të softuerit brenda EBA DMS. Gjuha e programimit e përdorur për zhvillim është JavaScript. Grupi i bibliotekave me të cilat zhvilluesit mund të zhvillojnë është i madh dhe lejon punën me bazat e të dhënave, punën me ueb dhe protokollet e rrjetit, punën me widget grafikë dhe krijimin e ndërfaqeve grafike, punën me skedarët XML, punën me shërbimet e internetit (SOAP), punën me SAP lehtësirat dhe thirrjet dhe puna me lehtësirat dhe dokumentet e brendshme të EBA DMS.
 

Softeh ofron shërbimet e mëposhtme:


Ne u rekomandojmë klientëve tanë paketën e programeve EBA. për një zgjidhje softuerike të menaxhimit të dokumenteve. Softeh ka statusin e një partneri në EBA.

Përparësia jonë ndaj kompanive të tjera është aftësia për të integruar sistemin e dokumenteve me sisteme të ndryshme të informacionit të biznesit Rezultati i një lidhje të tillë është që faturat të njihen automatikisht pas skanimit dhe të transferohet në sistemin e zgjedhur të informacionit të biznesit ERP.

Për më shumë informata

Kontaktoni konsulentët tanë dhe së bashku do të ofrojmë zgjidhjen e duhur për optimizimin e proceseve të biznesit në kompaninë tuaj!

Ta stran uporablja piškotke za izboljšanje uporabniške izkušnje in za spremljanje podatkov o obiskanosti strani. več informacij

Ta spletna stran operira s pomočjo piškotkov, ki so namenjeni temu, da izboljšajo in poenostavijo tvoje brskanje po spletni strani. Piškotke uporabljamo za štetje obiskovalcev, shranjevanju nakupov v košarici in shranjevanju nastavljenega jezika na strani in shranjevanje tvojega uporabniškega imena.

Close