Optimizacija poslovnih procesov
BPM - Business Process Management
Optimizacija poslovnih procesov predstavlja pomemben element obstoja organizacij današnjega časa. Stalno izboljševanje poslovnih procesov, ki ima za posledico izboljšanje kakovosti, skrajševanja proizvodnega cikla, zmanjševanje stroškov in drugih pozitivnih učinkov. Tudi poslovne procese v storitveni dejavnosti je možno poenostaviti, avtomatizirati, meriti in izboljševati.
Optimizacija poslovnega procesa prinaša poenostavitev dela, hkrati pa tudi razbremenitev in razdeljevanja nalog. Optimizacija ali BPM prinaša zelo konkretne učinke in merljive rezultate. Ob ustrezni implementaciji ukrepi bistveno dvigujejo učinkovitost in konkurenčnost podjetja, kar zagotavlja podjetjem preživetje na globalnem trgu.
KAJ JE BPM ?
Mnogo ljudi hitro zmedejo kratice in si mislijo, da je njihov pomen en in isti, ali pa da sta izpeljanki za enako stvar, kar pa dejansko ne drži. Naloga upravljanja poslovnih procesov ali BPM (angleško – business process management) je da analizira, implementira, prenavlja, dokumentira, nadzira in meri učinke tako avtomatiziranega in ne avtomatiziranega poslovanja organizacije.
S poslovnimi procesi se srečujemo v vseh organizacijah. V kolikor skrbimo za njih s stalnimi izboljšavami nam omogočajo konkurenčno prednost, učinkovito (ceneje, hitreje in kakovostno) in uspešno poslovanje (nuditi strankam prave izdelke in storitve, ki izpolnjujejo oz. presegajo njihova pričakovanja) in dolgoročen obstoj. Zato je stalno izboljševanje (BPM) in njihova prenova (BPR) temeljna naloga v vsaki organizaciji.
BPM tako omogoča organizacijam več fleksibilnosti, produktivnosti in efektivnosti, saj pokrivajo aktivnosti znotraj poslovnega okolja, po potrebi pa služijo tudi kot osnova za njihovo izboljšavo. Tako nam pomaga nadzorovati in po potrebi izboljševati poslovne procese znotraj organizacije, saj poslovne odločitve ne temeljijo več ugibanju ampak na realnih podatkih poslovanja.
ZAKAJ OPTIMIZACIJA
POSLOVNIH PROCESOV ?
Za podjetja je zelo pomembno, da se poslovni procesi izvajajo učinkovito. Pri njih si seveda lahko pomagamo z ustrezno informatizacijo, saj velikokrat prav informacijska tehnologija omogoča veliko sprememb, ki pripomorejo k večji učinkovitosti in uspešnosti poslovnih procesov. Učinkovitost procesov merimo s pomočjo raznih kazalnikov (KPI) skozi rezultat porabe virov (surovine, človeški viri, finančni viri...), uporabljenih za pretvorbo vhodnih veličin v izhodne. Največkrat je predstavljena v obliki časa in/ali stroškov, porabljenih za izvedbo procesa.
KAKO POTEKA
OPTIMIZACIJA PROCESOV ?
Optimizacija procesov se kaže v tipizaciji in standardizaciji. Z vidika optimizacije poslovanja podjetja se najprej opredelijo tri temeljni poslovni gradniki. To so organizacija, ki združuje človeške in druge vire za smotrno izvajanje poslovnih procesov in uresničevanje zastavljenih ciljev, poslovni procesi, ki pomenijo zaporedje ciljno usmerjenih aktivnosti, namenjenih uporabi resursov, in resursi ali viri, ki omogočajo izvajanje poslovnih procesov. Pri optimizaciji seveda moremo izbrati med tehnološkim in procesnim pristopom. Pri izbiri pa še vedno prevladuje tehnološki namesto procesni pristop.
KAKO PRISTOPITI K
OPTIMIZACIJI POSLOVNIH PROCESOV ?
Vodenje (in izboljševanje) poslovnih procesov je zahtevna naloga sleherne organizacije. Organizacijam so pri vodenju in izboljševanju poslovnih procesov na voljo številne znane metode, orodja. Pri tem jim lahko pomagajo zunanje svetovalne organizacije kot je podjetje Softeh. Katero in kdaj uporabiti, pa je stvar znanja in izkušenj. Številne organizacije pri nas se zaradi subjektivnih in objektivnih vzrokov tega ne poslužujejo. To pa seveda dolgoročno ni dobro.
Pri prilagajanju poslovanja podjetij novim poslovnim izzivom in pretnjam opažamo v zadnjih desetletjih kar nekaj obdobij ali »valov« usmeritev oz. skupin metod, orodij in pristopov, s katerimi so in poskušajo podjetja odgovarjati na spremembe poslovnega okolja. Pogledi na prenovo poslovanja so se korenito spreminjali in se še vedno spreminjajo ter sprotno prilagajajo poslovnemu okolju in potrebam podjetij.
PROJEKTNO VODENJE
Projektno vodenje je v prvi vrsti strateška odločitev podjetja in predstavlja kombinacijo organizacije, vodenja, upravljanja in nadzorovanja. Je pot do uspeha ob uvajanju nove informacijske podpore, razvoju izdelka ali novih pristopov.
Projektno vodenje postaja nuja za vsako organizacijo, njeno rast in razvoj. Ves čas se namreč spopadamo z različnimi vprašanji glede vsebine, časa, osebja, financ, kakovosti, naročil ipd.
S pravilno izbranim, urejenim in standardiziranim orodjem in viri za projektno vodenje lahko učinkovito spremljate vse aktivnosti, nadzorujete ključne podatke in upravljate s projektno dokumentacijo. Na ta način je uspeh zagotovljen! Vaši projekti bodo uspešno in pravočasno zaključeni, v okviru načrtovanih stroškov, z zadovoljnimi kupci in neposrednim učinkom na vašem poslovnem rezultatu.
Pri projektnem vodenju se poglobimo v vašo organizacijo, skupaj z vami natančno opredelimo, kako bo delo potekalo, kako so si naloge odvisne, kdaj se kakšna naloga začne in konča, določimo odgovornosti. Tako se lotimo različnih področij, ki s strokovnim pristopom prinesejo organizaciji neposredne učinke že v posameznih fazah:
- INTEGRACIJA (Integration management)
- UPRAVLJANJE VSEBIN (Scope management)
ugotavljanje problema, opredeljevanje ciljev, razvijanje koncepta, izbira različic in načrt- UPRAVLJANJE ČASA (Time management)
Terminski okvirji v skladu z zastavljenimi cilji- UPRAVLJANJE STROŠKOV (Cost management)
Viri, delo in stroški z namenom z namenom doseganja večje donosnosti- UPRAVLJANJE KAKOVOSTI (Quality management)
Zagotavlja, da sledimo ciljem in zahtevam, ki se zrcalijo v odličnih proizvodih in storitvah- UPRAVLJANJE ČLOVEŠKIH VIROV (Human Resource Management)
Skrbimo za učinkovito razporejanje virov, razvoj posameznikov in krepitev njihovih kompetenc- UPRAVLJANJE TVEGANJ (Risk Management)
Pomagamo identificirati tveganja in ukrepe, s katerimi jih omejimo ali celo preprečimo. - UPRAVLJANJE VSEBIN (Scope management)
NADZOR IN KONTROLA KAKOVOSTI
Management kakovosti obsega tiste naloge managementa organizacije,
ki se nanašajo na določanje politike kakovosti, določanja s tem povezanih ciljev in odgovornosti ter njihove izvedbe preko ustreznega načina planiranja, kontrole, zagotavljanja in stalnega izboljševanja kakovosti.
Planiranje kakovosti projekta se nanaša na identifikacijo standardov kakovosti, ki so pomembni in jih moramo upoštevati pri izvedbi projekta. Zagotavljanje kakovosti se ukvarja s permanentnim ocenjevanjem celotne izvedbe projekta, s ciljem zagotavljanja zaupanja, da bo projekt izveden skladno z dogovorjenimi standardi kakovosti.
Planiranje kakovosti projekta se nanaša na identifikacijo standardov kakovosti, ki so pomembni in jih moramo upoštevati pri izvedbi projekta. Zagotavljanje kakovosti se ukvarja s permanentnim ocenjevanjem celotne izvedbe projekta, s ciljem zagotavljanja zaupanja, da bo projekt izveden skladno z dogovorjenimi standardi kakovosti.
Podjetje Softeh se osredotoča na izvajanje kontrola kakovosti izvedbe informacijskih projektov. Za naročnike tako v največji meri izvajamo kontrolne preglede kakovosti izvedenih del izvajalcev naročnika. S sistematičnim preverjanjem kakovosti izvedenih del in storitev. Kontrola kakovosti je lahko stalna ali pa občasna. Zbiranje dokumentacije poteka ves čas, zbira pa jo projektni vodja. Za kakovost doseženega rezultata aktivnosti izvajalec aktivnosti odgovarja sam. Prejemniki rezultatov predhodno izvedenih aktivnost lahko ugotovijo, ali rezultati niso povsem ustrezni, zato ne bodo mogli doseči dovolj kakovostnih rezultatov lastnih aktivnosti. S skrbnim obveščanjem vodstva o poteku projekta, ki sprejme ustrezne ukrepe, da le ti ne bi zahtevali dodatnih stroškov, saj bi v tem primeru morali predhodni izvajalci izvesti popravke, ali celo aktivnosti izvesti še enkrat. To pa lahko povzroči resne težave na strani naročnika. Neustrezno vodenje najlepše opisuje naslednja slika.
BPR - Business Process Reengineering
BPR ali prenova poslovnih procesov se v strokovni literaturi obravnava tudi kot drugi val BPM, čeprav pa se posebej ne navaja kot BPR, zaradi česa je težko razbrati ali gre za BPR ali BPM.
V preteklosti je BPR pridobil enormno zanimanje s strani organizacij, saj temeljil na predpostavki, da administrativen proces (obvladovanje poslovnih procesov) ne more biti neposredno primerjan s proizvodnjim procesom. Slednje je pripeljalo do oblikovanja osnovnih smernic pri BPR pristopu:
- razvijati poslovno vizijo in doseganje ciljev organizacije,
- opredeliti in definirati poslovne procese katere je potrebno preoblikovati,
- razumeti obstoječe procese jih analizirati in meriti,
- nadziranje obstoječih procesov v smislu njihove optimizacije,
- razvoj in modeliranje novih konceptov poslovnih procesov.
V preteklosti je BPR pridobil enormno zanimanje s strani organizacij, saj temeljil na predpostavki, da administrativen proces (obvladovanje poslovnih procesov) ne more biti neposredno primerjan s proizvodnjim procesom. Slednje je pripeljalo do oblikovanja osnovnih smernic pri BPR pristopu:
- razvijati poslovno vizijo in doseganje ciljev organizacije,
- opredeliti in definirati poslovne procese katere je potrebno preoblikovati,
- razumeti obstoječe procese jih analizirati in meriti,
- nadziranje obstoječih procesov v smislu njihove optimizacije,
- razvoj in modeliranje novih konceptov poslovnih procesov.
Prenovo poslovnih procesov ali BPR torej lahko opredelimo kot temeljito preverjanje vse postopkov, aktivnosti in procesov znotraj organizacije, ki vodijo v korenite spremembe za potrebe doseganja zastavljenih ciljev kot so povečanje kakovosti izdelkov in storitev, povečanja prodaje posledično dobička.