SofForms – več kot QR koda
“Na dan prevzamem več sto obrazcev in če bi jih morala vpisovati vse na roke, bi dobila še žulje na prstih. Sicer pa ne želim pomisliti na to kako smo delali prej,” nam je v smehu povedala administratorka večjega slovenskega podjetja
Maribor, 20.8.2017 – Ko uporabnikom predstavljamo možnosti optične prepoznave tipskih dokumentov, se velikokrat postavi vprašanje “Zakaj pa ne uporabimo OCR?”. Uporabniki smo postali precej razvajeni pri uporabi OCR oz. ICR tehnologije, katero nam omogoča aplikacija EBA DMS. Vendar pa ta ni zmeraj 100% zanesljiva. V zadnji neodvisni TAWPI študiji, ki je pregledovala precejšno število OCR orodij, so prišli do zaključka, da je zanesljivost v najboljših primerih zgolj 90%. To pomeni, da morajo uporabniki vsaj v 10% primerov razpoznane podatke popravljati ali pa jih vnesti ročno. Ta korak se zgodi v fazi zajema. Lahko bi mu rekli faza verifikacije podatkov po zajemu. Iz tega razloga smo bili primorani razmišljati izven okvirjev. Kot zmeraj. In to z enim in edinim cijljem, kako uporabnikom zmanjšali ročno delo. Tako smo najprej testno in kasneje v produkciji vpeljali procesno rešitev.
Opis koncepta
Koncept opisuje rešitev obdelave različnih spletnih vlog in obrazcev, kateri so na voljo za uporabnike preko spletne strani. Procesna rešitev je bila vpeljana v komunalno podjetje, je pa smiselna tudi za druga podjetja, ki imajo veliko opravka z vlogami in zahtevki. Spletni SofForm portal je integriran v spletno stran naročnika, kjer lahko končni uporabniki izberejo ustrezno vlogo. V vlogi izberejo predmet zahtevka in jo izpolnijo.
Po zaključenem vnosu se na končni obrazec samodejno generira tudi QR koda. Spletni obrazec se natisne in podpiše. Uporabniku ostane kopija v PDF obliki. V skladu z ZUP je potrebno vlogo posredovati podjetju na obravnavo. Ker se uporabniku prenese na računalnik tudi PDF dokument, je podpis lahko izveden tudi elektronsko. Seveda je tukaj potrebno upoštevati tehnološke zmožnostmi končnega uporabnika.
Neposredno po podpisu se lahko natisnjen dokument nemudoma posreduje podjetju v obravnavo po elektronski poti ali pa s pomočjo klasične analogne pošte. Podatki iz obrazca oz. vloge se tako v celoti zapišejo v 2D črtno kodo – QR koda. Končni uporabnik s tem nima dodatnega dela, a hkrati poenostavi in pospeši njeno obdelavo.
Ker 2D črtna koda nima možnosti napačne prepoznave, so tudi vsi podatki iz obrazca oz. vloge v fazi njene obdelave 100% pravilno prepoznani. Tako se povsem odpravi postopek verifikacije podatkov po zajemu, sama vloga pa se lahko obdela tudi ročno brez dokumentnega sistema z ročnim 2D čitalcem ali pa s pomočjo mobilnega telefona.
