EBA DMS

Sistem za upravljanje dokumentima - EBA

Preduzeća se svakodnevno susreću sa papirnim i digitalnim dokumentima. Papirni dokumenti najčešće se čuvaju u ormarima, dok se dokumenta u elektronskom obliku čuvaju u različitim e-sandučićima. Takvo upravljanje dokumentima traži dosta vremena i vrlo je neefikasno. Osim toga protok informacija u preduzeću previše je spor i nije centralizovan.

Uvođenje sistema za upravljanje dokumentima (engl. Document Management System) je postupak koji precizno definiše poslovne procese prilikom upravljanja dokumentima, a zatim tako definisane procese, zajedno sa dokumentima, implementira u sisteme za upravljanje dokumentima - DMS ( engl. Document Management System).

Uvođenje sistema za upravljanje dokumentima donosi mnoge prednosti. Najvažniji razlog za uvođenje u trenutnom ekonomskom razvoju društva jeste smanjenje troškova upravljanja dokumentima i povećanje efikasnosti:

  • direktna ušteda u troškovima za potrošni materijal;
  • direktna ušeteda u troškovima koji se odnose na kopiranje i distribuciju dokumenata;
  • brže pretraživanje, pristup, distribucija i validacija dokumenata u elektronskoj formi. Sve ovo smanjuje vreme, a indirektno i troškove upravljanja dokumentima.



Pored ekonomičnosti, uvođenje sistema za upravljanje dokumentima ima i sledeće prednosti:

brza pretraga i jednostavan pristup dokumentima
ušteda vremena prilikom pretrage dokumenata
kontrolu toka kretanja dokumenata, jednostavan i brz prenos dokumenata ostalim zaposlenima
centralizovani sistem omogućava praćenje toka dokumenata, kontrolu pristupa dokumentima i mogućnost pristupa dokumentima sa različitih lokacija
mogućnost pristupa dokumentima preko različitih uređaja (računar, tableti, pametni telefoni, različiti terminali sa mogućnošću pristupa dokumentima u DMS preko web interfejsa)
elektronska arhiva je uvek dostupna i podjednako verodostojna kao i fizička arhiva
usmeravanje dokumenata u radne procedure - na primer validacija i elektronska likvidacija dokumenata
automatsko digitalno primanje i identifikaciju svih vrsta primljenih dokumenata kao što su fakture, isporuke, narudžbine, ugovori, atesti,...
automatsko preuzimanje podataka iz drugih poslovnih aplikacija (veza sa izvornim dokumentom)
kontrola ugovora o nabavci i prodaji i aneksa ugovora
centralizacija upravljanja dokumentima na svim nivoima: definisana su jasna pravila za rukovanje dokumentima
usklađenost sa uputstvima GPRD

Upravljanje projektima

Za nesmetano funkcionisanje preduzeća veoma je važno da su procesi unutar preduzeća regulisani i podržani od strane poslovnih informacionih rešenja, tako da korisniku olakšaju rad.

Preduzeća u prošlosti nisu posvećivala veliku pažnju sistemima za skladištenje dokumenata, ali pred nama je budućnost, u kojoj će preduzećima bez dokumentih sistema biti veoma teško da uspešno upravljaju fizičkim i poslovnim subjektima. Nalazimo se u periodu u kojem se kompanije, bilo zbog svojih interesa ili zbog toga što su na neki način prisiljene, odlučuju da uvedu sisteme za upravljanje dokumenatima.

Prilikom uvođenja sistema za upravljanje dokumentima, veoma je važno da implementacioni partner, koga preduzeće odabere za uvođenje, vrlo precizno i tačno ispita i definiše procesni tok različitih vrsta dokumenata u preduzeću. Svi procesi unutar preduzeća su u nekom trenutku povezani sa dokumentima, i veoma je važno da svi ovi procesi najpre budu na odgovarajući način detektovani, a zatim i pravilno podržani unutar dokumentnog sistema i preko plugin interfejsa povezani sa drugim poslovno informacionim sistemima.


Ekipa preduzeća Softeh ima višegodišnje iskustvo u uvođenju sistema za upravljanje dokumentima u različite tipove preduzeća. Sistem za upravljanje dokumentima EBA DMS je integrisan sa procesima proizvodnih preduzeća, trgovinskih preduzeća, javnih komunalnih preduzeća, bankarskog sektora, preduzeća za iznajmljivanje i deljenje vozila...

Potpuno smo posvećeni svakom novom izazovu, pažljivo ispitujemo poslovne procese i zajedno sa klijentom uspešno integrišemo sistem za upravljanje dokumentima.

Automatizacija ključnih procesa


EBA DMS rešenje pokriva 3 ključna poslovna područja:
  • Upravljanje dokumentima (Document Management)
  • Upravljanje procesima (Process Management)
  • Upravljanje obrascima (Forms Management)

Upravljanje dokumentima - Nezavisno i automatsko digitalno snimanje i prepoznavanje svih vrsta primljenih dokumenata, bez obzira na vrstu i tip transportnih medija.

Upravljanje radnim procedurama – EBA Eba ima ugrađenu naprednu logiku za usmeravanje i prosleđivanje poslovnih dokumenata u odnosu na različite varijabilne parametre, što omogućava visok stepen fleksibilnosti pri pravilnom usmeravanju dokumenata definisanim osobama. Potpisivanje dokumenata je ovako moguće putem aplikacije, web-a ili mobilnog uređaja. Omogućena je automatizovana verifikacija dokumenata na više nivoa, koja se odnosi na tip, klasifikaciju dokumenta, iznos troška i nosioce troška.

Upravljanje obrascima pa pokriva dva različna, a pomembna področja.

Ulazni obrasci – modifikujte bilo koji papirni obrazac u web formu i objavite ga interno ili javno. Snimanje takvih obrazaca je automatizovano i jednostavno, bez potrebe za prepisivanjem.

Izlazni obrasci - bavimo se ručno generisanim izlaznim dokumentima, kao što su izdate fakture, ugovori, narudžbine, servisni nalozi, što omogućava drastično smanjenje upotebe i trošenja papira.

Ulazni obrasci —Capturing Data (Webforms)


Turn any paper-based form into an online form
Validate data as it’s entered (no re-keying)
Capture signatures on forms
Merge data with fillable PDFs for pixel-perfect output
Store in Webdocs (if form needs to be preserved)

Izlazni obrasci —Generating Business Output (iForms)


Eliminate pre-printed forms
Generate form document output as PDF, TIFF, Excel, and CSV
Use spool files, text files, XML, and database for source data
Create individual documents or document packets
Print, email, and file automatically to network folder, SharePoint, or Webdocs

Podržani poslovni procesi

Aplikacija EBA podržava različite poslovne procese, koji su u potpunosti prilagođeni korisnicima. Stoga, preduzeća mogu odmah povećati produktivnost i svoju konkurentnu prednost, jer ne moraju da prilagođavaju sopstvene procese na postojeća rešenja. Zajedno sa EBA korisnicima pokrili smo sledeće poslovne procese:
EBA DMS je u skladu sa zahtevima za sertificiranje sistema za upravljanje kvalitetom QMS-a. Obezbeđuje efikasno upravljanje dokumentima u skladu sa zakonima i propisima. Rešenje je veoma korisno u olakšavanju i efektivnom sprovođenju periodičnih provera. Omogućava upravljanje svim informacijama u vezi sa razvojem proizvoda i pružanjem usluga koje zahtevaju visok nivo osiguranja kvaliteta.
Nudi sljedeće funkcijonalnosti:

  • pojednostavljenje svih postupaka pri operacijama, koje povezujemo sa ISO dokumentacijom;
  • jednostavna, brza i pregledna distribucija ISO dokumenata korisnicima;
  • laka i pregledna sledljivost dokumenata (revizije, verzije);
  • integracija sa MS office okruženjem;
  • revizorski sled dokumenata (ko, kada i na kakav način je pristupio ili koristio dokument);
  • jednostavno dodeljivanje prava korisnicima ISO dokumentacije na pojedinačne dokumente;
  • ušteda vremena na poslu sa ISO kvalitetnim dokumentima (ocena korisnika);
  • pristup bilo kojoj informaciji koja se odnosi na upotrebu ISO dokumentacije u samo nekoliko sekundi;
  • informisanje korisnika o novim važećim dokumentima;
  • sveobuhvatna kontrola celokupnog životnog ciklusa ISO dokumentacije.
Tokom svog životnog ciklusa (postojanja) projekat uključuje različite vrste dokumenata, a za uspešno upravljanje i realizaciju projekta potrebna je dobro uređena projektna dokumentacija. Ako projekat još nadogradite korišćenjem barkoda, procesima digitalizacije, indeksiranja i povezivanja dokumenata sa odgovarajućim zapisima onda je u svom rešenju potpuno automatizovan.
Dodatna ključna prednost je pristup projektnoj dokumentaciji preko interneta, jer svim učesnicima u projektu omogućava pregled dokumentaije sa udaljenih lokacija. Dodavanje, uređivanje i odobravanje dokumentacije ne zahteva fizičko prisustvo vaših zaposlenih, već sve ovo mogu raditi od kuće, na službenom putu ili na mestu izvođenja projekta.
EBA DMS tako podržava sve procese, koji se odvijaju u okviru projektne kancelarije, kao što su:

  • upravljanje procesom implementacije projekta
  • upravljanje projektnom dokumentacijom
  • praćenje kvaliteta proizvoda projekta
  • upravljanje projektnim proizvodima
  • upravljanje rizicima u projektu
  • praćenje proizvoda projekta
  • praćenje propisanih obrazaca
Proces za uspešno i blagovremeno rešavanje reklamacija uključuje različite dokumente i zaposlene, kojima je potreban pristup svim izvorima informacija kojima kompanija raspolaže.
Sa EBA DMS-om, reklamacije će se rešavati elektronskim putem, pružajući pregledna, usklađena i sistematična rešenja. Na kraju, ali ne i najmanje važno, alat vam omogućava da ugradite date informacije u poboljšanje svojih proizvoda i proizvodnju novih.
Ako odlučite da koristite EBA DMS rešenje, garantujemo vam:

  • smanjenje rizika rešavanja žalbi kroz upravljanje i praćenje procedura poravnanja i komunikacije sa potrošačima,
  • rešavanje reklamacija u propisanim rokovima i u skladu sa zakonom,
  • poboljšanje proizvoda zarad poboljšanja odnosa sa kupcima,
  • poboljšana preglednost u rešavanju reklamacija pri izradi revizorskih izveštaja o postupku rešavanja žalbi,
  • povećanje sigurnosti pristupu informacijama o reklamacijama.
EBA DMS nudi potpunu kontrolu i upravljanje HACCP dokumentacijom, bez obzira na vrstu i format dokumenta. Automatski radni krugovi i pravila obezbeđuju da su dokumenti pravilno usmereni na preglede i odobravanja. EBA DMS takođe nudi čuvanje čitave istorije promena dokumenta. Prednosti koje obezbeđuje EBA DMS su:

  • podrška svih oblika i tipova dokumenata (bezbednosti listovi, atesti, sertifikati saglasnosti, praćenje sirovina, propisa, norme,...),
  • podrška elektronskih obrazaca,
  • korišćenje šablona dokumenata,
  • čuvanje celokupne istorije dokumenata,
  • ispis tragova,
  • sistem za obaveštavanje o izmenama dokumenata,
  • automatsko izvršavanje akcija na graničnim podacima,
  • udaljeni pristup dokumentima,
  • zaštita dokumenata od neovlašćenih lica.
Kadrovska ili personalna mapa zaposlenih je skup svih potrebnih dokumenata i informacija koje kompanija/ kadrovska služba nužno treba u svom radu a u vezi sa regulisanjem radnih odnosa. Ove informacije moraju se prikupljati i čuvati trajno i proslediti na propisane obrasce različitim institucijama. Što više informacija ima, efikasnije je. Naravno, mora obavezno poštovati pravila za zaštitu ličnih podataka, na zahtev GPRD.
U kadrovskoj mapi, na pregledan način, kreiramo pregled obaveznih podataka iz Zakona o radnoj i socijalnoj zaštiti:

  • evidencije zaposlenih (podaci o radniku, podaci o radnoj knjižici, podaci o ugovoru o radu, podaci o raskidu ugovora o radu)
  • evidencije o troškovima rada (mesečni podaci o zaradama i naknadama, podaci o ostalim troškovima, podaci o zakonskim doprinosima za socijalno osiguranje za svakog radnika);
  • evidencije o radnom vremenu (dnevni podaci o broju sati, prekovremeni rad)
  • evidencije o rešavanju kolektivnih radnih sporova kod poslodavaca.

Za svakog zaposlenog možemo upravljati zbirkom dokumenata, na primer:

  • dokumentima o procesu zapošljavanja i radnom odnosu,
  • dokaz o obrazovanju i obuci,
  • ugovor o radu i aneksi,
  • lekarski sertifikati,
  • sertifikati o obuci,
  • razvoj sodelavca,
  • obaveštenja o godišnjim odmorima,
  • potpisane izjave zaposlenih itd.

Svi podaci iz kadrovske evidencije zahtevaju unos poverljivih ili tajnih dokumenata. Svi podaci i dokumenti zaštićeni su najvišom mogućom stopom kodiranja (enkripcijom). Pristup dokumentima moguć je samo uz odgovarajući kvalifikovani digitalni sertifikat i odgovarajući nivo autorizacije.
EBA DMS jednostavno upravlja procesom upravljanja narudžbinama. Korišćenjem elektronske forme ili elektronske pošte pokrenut je proces (zahtev), koji zahteva potvrdu na strani nadređene osobe. Kada se obavi potvrda, postupak se automatski kreira u službi nabavke, koja izdaje narudžbenicu i šalje je direktno preko sigurne veze dobavljaču koristeći EBA DMS aplikaciju. Prilikom kreiranja narudžbine uvek imamo kontrolu nad primljenim računima, jer ih EBA DMS sistem automatski povezuje sa poslatim narudžbinama. Postupak likvidacije primljenih računa je jednostavan i transparentan, što pojednostavljuje likvidaciju takvog primljenog računa.
Preduzeće se može naći u različitim ulogama. Može da priprema tender, putem koga prikuplja ponude, ili da podnosi ponudu za tender. U tu svrhu, mora da pokrene različite procedure, odgovara na pitanja i postavlja ih, prima ili dostavlja dokumenta, za šta je potreban transparentan i sistematičan pristup, a sve to u propisanom vremenskom roku. Da bi ove procedure bile transparentnije i jednostavnije, EBA DMS je prilično zgodan. Imate mogućnost da podesite podsetnike koji će vas podsetiti na pojedinačne zadatke ili približavanje isteka roka.

Elektronska arhiva

Elektronsko arhiviranje predstavlja najvažniji deo EBA DMS sistema. Glavna svrha elektronske arhive je skladištenje dokumenata, koji su kreirani isključivo u elektronskoj formi ili su digitalizovani u procesu preuzimanja. Pored skladištenja, EBA DMS osigurava kontrolu i upravljanje svim fazama životnog ciklusa dokumenta. Sa naprednim funkcijama obezbeđuje visok nivo sigurnosti i pouzdanost sistema. Sigurnost i zaštita dokumenata i datoteka u elektronskoj memoriji EBA DMS sistema obezbeđena je putem sistema autentifikacije i autorizacije korisnika putem kvalifikovanih digitalnih sertifikata, koja se obezbeđuje na različitim nivoima - od cele arhive do pojedinačnog dokumenta.

Prednosti elektronskog arhiviranja

Sledljivost

Još jedna karakteristika elektronske arhive je beleženje svih akcija koje se dešavaju nad dokumentom. Može se utvrditi vreme skladištenja i pristupa dokumetima, kada je korisnik pregledao pojedinačan dokument ili ga odštampao, poslao putem elektronske pošte i slično. Kada se dokumenti nalaze u sistemu e-arhive, oni se mogu menjati bez snimanja revizijskog traga.

Ušteda na prostoru i novcu

Elektronski arhivirani dokumenti skoro i da ne trebaju fizički prostor. 100.000 dokumenata uskladištimo na disk, veličine DVD-a koji košta samo 5€. Tako nam ne treba prostor za arhivu i štedimo novac za troškove štampanja. Dokumenti koji su se u prošlosti štampali i čuvali u registratorima za potrebe arhiviranja praktično su virtualno odštampani u e-arhivi bez ikakvih troškova.

Integracije

Sistem za skladištenje dokumenata EBA DMS obezbeđuje visok nivo fleksibilnosti i povezanosti sa drugim softverskim paketima i rešenjima. Podržava razne transportne i komunikacijske kanale kao što su SMTP, AS2, FTP, WSS, XML, IMAP, FTPS, Bank Exchane, BizBox, MojRačun.

Online integracija

Integracija sa ERP

EBA DMS je povezana sa više ERP sistema (poslovni informacioni sistemi). Ti informacioni sistemi su:


3TAV IS21

Epicor

GOinfo GoSoft

Irata Irata SQL

ProBit Pro.4 ERP

Microsoft Dynamics NAV

Microsoft Dynamics AX

SAP S/4HANA

Jupiter Software

Vasco (KPFW, FAW)

MAOP MCR

ITI Computers Diventa

ZRC Zrcalo

Login LogINFO

Rokada Risp

MIT Orkester

Perftech Largo

Infohit Minerva

Infor

SDK alat

EBA DMS omogućava povezivanje sa poslovnim informacionim sistemima. Za integraciju postoji nekoliko dostupnih alata koji se mogu povezati sa bilo kojim informacionim sistemom i EBA DMS.

Najčešće korišćen način za povezivanje je preko programske biblioteke koja se zove EBAXCOM. Omogućava, da se poslovni informacioni sistem i sistem za upravljanje dokumentima spoje u jedno radno okruženje. Na taj način, za krajnje korisnike, uvođenje sistema za upravljanje dokumentima EBA DMS predstavlja značajno manje promene u odnosu na uvođenje nekog drugog dokumentnog sistema.

EBAXCOM je objektna programska biblioteka, napisana u COM tehnologiji. Omogućava da svaki programski jezik, a samim tim i svaki poslovni informacioni sistem koji radi na Windows operativnom sistemu, može da koristi i poziva objekte i funkcije ove biblioteke.
Drugi način povezivanja EBA DMS i informacionih sistema koristi EBA razvojne alate. Sistem za upravljanje dokumentima EBA DMS ima svoje razvojno okruženje koje služi za razvoj dodatnih funkcionalnosti uz pomoć okruženja EBA Developer. Koristeći ovu tehnologiju razvijena je potpuna integracija EBA DMS sistema sa SAP informacionim sistemom.

Ovo razvojno okruženje omogućava dodatni razvoj specifičnih funkcionalnosti sistema kojim EBA DMS povećava fleksibilnost jer programeri mogu razviti dodatne module i programe bez ometanja jezgra (osnove) sistema. Svrha ovog alata je da veći korisnici EBA DMS koji imaju sopstveni razvoj mogu sami da razviju dodatne module i sami pokriju svoje vlastite specifične potrebe.

Razvojno okruženje EBA Developer omogućava razvoj softverskih modula unutar EBA DMS-a. Programski jezik, koji se koristi za razvoj je JavaScript. Kompletna biblioteka koja je razvijena je velika i omogućava vam da radite sa bazama podataka, sa internet i mrežnim protokolima, sa grafičkim blokovima i da pripremate grafički interfejs, da radite sa XML datotekama, sa komunikacijskim protokolom (SOAP), sa SAP objektima koji pozivaju interne EBA DMS dokumente i objekte.
 

Softeh pruža sledeće usluge u oblasti sistema za upravljanje dokumentima:


Kao softversko rešenje za upravljanje dokumentima preporučujemo EBA softverski paket. To je proizvod preduzeća čija je primarni produkt softver za upravljanje dokumentima. Softeh je partner preduzeća EBA.

Naša prednost nad drugim preduzećima jeste mogućnost integracije sistema za upravljanje dokumentima sa različitim poslovno informacionionim sistemima. . Rezultat te integracije je automatsko prepoznavanje računa i prenos u izabran poslovno informacioni sistem nakon skeniranja.

Više informacija

Obratite se našim konsultantima kako biste pronašli pravo rešenje za optimizaciju poslovnih procesa u vašem preduzeću!

Ta stran uporablja piškotke za izboljšanje uporabniške izkušnje in za spremljanje podatkov o obiskanosti strani. več informacij

Ta spletna stran operira s pomočjo piškotkov, ki so namenjeni temu, da izboljšajo in poenostavijo tvoje brskanje po spletni strani. Piškotke uporabljamo za štetje obiskovalcev, shranjevanju nakupov v košarici in shranjevanju nastavljenega jezika na strani in shranjevanje tvojega uporabniškega imena.

Close